Usuários e permissões

Usuários

No menu, Usuários e permissões reúne duas abas: Usuários e Grupos e permissões.

Quem acessa o sistema. Cada pessoa tem o próprio e-mail e a própria senha: não compartilhe acessos, porque a auditoria registra quem fez cada coisa.

Novo usuário: nome, e-mail, perfil e o grupo de permissões. Por padrão, a pessoa recebe um convite por e-mail: o link vale 7 dias, e ela escolhe a própria senha e já entra. Se preferir, escolha Definir uma senha agora: a senha é provisória, e no primeiro acesso a pessoa escolhe a dela.
Enquanto o convite não é aceito, a situação mostra Aguardando convite. Se o e-mail não chegou ou o link venceu, Reenviar convite, no menu da linha, manda um link novo (o anterior deixa de valer).
O perfil Administrador acessa tudo. Para os outros, o que a pessoa vê e faz vem do grupo.
Grupo de permissões, no menu da linha, troca o grupo. Vale a partir do próximo login da pessoa.

Grupos e permissões

Cada grupo reúne as permissões dos usuários dele: por exemplo, Caixa (vender no PDV), Estoquista (produtos, movimentações, inventário) e Gerente (aprovar inventário, dar desconto, ver relatórios).

Marque as permissões por módulo e por ação (visualizar, criar, editar, aprovar…).
O nível de acesso (de operacional a administrador) completa as permissões em algumas regras, como o desconto acima do limite.
Mudanças valem no próximo login de cada usuário.

Usuário sem grupo entra, mas não tem permissão para quase nada. Crie os grupos antes de cadastrar a equipe.

Senhas

Esqueceu a senha? Na tela de login, Esqueci minha senha manda um link por e-mail, válido por 30 minutos.
Depois de 5 tentativas erradas, a conta fica bloqueada por 15 minutos. O administrador desbloqueia em Usuários (Desbloquear conta).
Trocar a própria senha (em Meu perfil) encerra todas as sessões, inclusive a atual: entre de novo com a senha nova.

Quem saiu da empresa

Em Usuários, no menu da pessoa, use Desativar. Ela não entra mais, a sessão aberta cai em até 15 minutos e a vaga do plano fica livre. O histórico continua com o nome dela, e Reativar devolve o acesso com a mesma senha.

Você não desativa o próprio usuário, e a empresa sempre fica com ao menos um administrador ativo.

Matriz e filiais

Quando a empresa tem matriz ou filiais cadastradas, quem trabalha em mais de uma loja usa um só login:

Em Usuários, na parte Acesso de outras empresas da rede, o administrador desta empresa usa Dar acesso e informa o e-mail com que a pessoa entra na matriz ou na filial dela.
O perfil e o grupo de permissões escolhidos valem só nesta empresa. A senha continua a mesma.
A pessoa troca de empresa pelo botão com o nome da empresa, no topo da tela. As abas abertas fecham e a tela volta ao Início da outra empresa. Confira sempre o nome no topo antes de lançar.
Tirar acesso encerra a sessão da pessoa nesta empresa, sem mexer na empresa de origem dela.
Cada acesso ativo ocupa uma vaga no plano desta empresa.
Quem entra em mais de uma empresa vê em Relatórios › Rede as vendas, o estoque e as contas de cada uma, lado a lado e somadas.
Na matriz, em Empresa › Catálogo da rede, o administrador copia para uma filial os produtos (pelo código) e os clientes com CPF ou CNPJ que faltam lá. O que a filial já tem fica como está; o preço vai como ponto de partida, e estoque, mínimo e crédito continuam de cada empresa. Dá para repetir sempre que a matriz cadastrar novidades.
Com Manter as filiais em dia automaticamente ligado, o que a matriz criar ou alterar em produtos e clientes vai sozinho para as filiais, em poucos segundos: descrição, categoria, código de barras, NCM e fabricante. Preço, estoque, mínimo e crédito continuam de cada empresa. Ao ligar, copie antes o que já existe.

Auditoria

Em Administração > Auditoria, duas abas:

Alterações de dados: quem incluiu, alterou ou excluiu cada dado, com os valores de antes e depois. Filtre pelo tipo de dado.
Acessos: quem entrou e quando, de onde, e as tentativas que falharam.

Dados pessoais (LGPD)

No menu de cada cliente ou usuário: Exportar dados pessoais e Anonimizar. Anonimizar não tem volta. Veja Clientes.