Passo a passo do dia a dia

Cada roteiro mostra a ordem das tarefas e o que acontece no estoque e no financeiro. Os links levam ao detalhe de cada tela.

Um dia de vendas no balcão

1. Abrir o caixa no PDV com o troco da gaveta. Como
2. Vender: leia os produtos, informe o pagamento e finalize (F10). O estoque sai na hora; dinheiro e Pix entram quitados, e cartão fica a receber.
3. Mandar o comprovante pelo WhatsApp, se o cliente quiser. Como
4. Sangria ao levar dinheiro ao cofre; suprimento ao reforçar o troco. Como
5. Fechar o caixa no fim do turno, conferindo o valor contado de cada forma. Como

O que acontece: as vendas aparecem em Pedidos de venda e em Relatórios > Vendas; as contas de cartão, em Contas a receber.

Uma venda com entrega ou faturada

1. Pedido de venda com cliente, itens e condição de pagamento. Imprima ou mande o orçamento, se precisar. Como
2. Confirmar: o estoque fica reservado, e ninguém vende essas unidades no balcão.
3. Expedir quando a mercadoria sair: o estoque baixa e a conta a receber é gerada.
4. Receber cada parcela em Contas a receber quando o dinheiro entrar. Como

Se o cliente devolver: Devolver no pedido. Como

Comprar e repor o estoque

1. Veja o que falta na Sugestão de compra (ou no sino de alertas). Como
2. Gerar pedido para cada fornecedor e conferir os itens e os custos.
3. Enviar ao fornecedor.
4. Registrar recebimento quando chegar, inclusive em partes. O estoque entra, o custo médio é recalculado e a conta a pagar é gerada. Como
5. Pagar a conta em Contas a pagar no vencimento.

O fornecedor não vai mandar o resto? Encerrar saldo. Veio com defeito? Devolver ao fornecedor. Como

Ordem de serviço do orçamento à entrega

1. Nova OS: cliente, equipamento, defeito relatado, previsão de entrega e o km na entrada. Para prefeitura ou frota, a referência (empenho ou ordem de compra).
2. Inclua as peças e serviços do orçamento e, se já combinou, a condição de pagamento.
3. Enviar orçamento: impresso ou pelo WhatsApp, para o cliente aprovar pelo celular. Como
4. Aprovar (ou o cliente aprova pelo link): as peças ficam reservadas.
5. Iniciar, executar e Concluir com o laudo.
6. Avisar que está pronta, pelo WhatsApp, com o Pix para o cliente pagar antes de vir. Como
7. Faturar na entrega: as peças saem do estoque e a conta a receber é gerada.

Detalhes da OS

Contar o estoque

1. Novo inventário do depósito. Para estoques grandes, faça por partes (uma prateleira ou categoria por vez).
2. Incluir os itens a contar.
3. Contar e digitar as quantidades.
4. Enviar para aprovação.
5. O gerente confere os itens com diferença e os que se moveram durante a contagem, e aprova. As diferenças viram ajustes.

Detalhes do inventário

Fechar o mês no financeiro

1. Em Contas a receber, veja as marcadas como Vencido e use Cobrar em cada parcela: o cliente recebe pelo WhatsApp, com o Pix do que falta. O aging em Relatórios mostra quem está há mais tempo. Como
2. Em Contas a pagar, confira o que vence nos próximos dias.
3. Em Caixa e bancos, compare o saldo de cada conta com o extrato do banco. Lance tarifas e rendimentos como despesa ou receita avulsa. Como
4. Veja o Fluxo de caixa do próximo mês para antecipar falta de dinheiro. Como
5. Em Relatórios, confira as vendas do mês e a curva ABC.

Corrigir um lançamento errado

Nada se apaga no sistema: cada correção fica registrada. O caminho depende do que foi lançado: