Ajuda e busca

Empresa e configurações

Estas telas ficam em Administração e, quase todas, só para o administrador.

Empresa

Os dados que aparecem nos documentos impressos e no link enviado ao cliente:

  • nome fantasia, ramo de atividade, telefone, e-mail, inscrição estadual e endereço (o CEP preenche rua, bairro, cidade, UF e o código IBGE, que a nota fiscal exige);
  • fuso horário: define o que é "hoje" para a empresa e as datas dos relatórios. Um fuso novo vale em até 1 minuto;
  • logotipo: PNG, JPEG ou WebP, até 200 KB. Aparece no cabeçalho de pedidos, recibos e comprovantes;
  • chave Pix: a chave da conta da loja, como está no app do banco (CNPJ, e-mail, celular com +55 ou chave aleatória). Com ela, o envio pelo WhatsApp pode cobrar por Pix. Veja Cobrar por Pix.

A razão social e o CNPJ não mudam depois do cadastro; para corrigir, fale com o nosso atendimento. No fim da tela ficam os termos aceitos, com a versão, a data e quem aceitou.

Exportar todos os dados

Exportar, no quadro Exportar todos os dados, prepara um arquivo ZIP com tudo o que a empresa lançou: cadastros, vendas, OS, compras, estoque, financeiro, as notas fiscais com os XMLs e os DANFEs, e as fotos. As tabelas vêm em CSV (abrem no Excel) e um arquivo LEIA-ME explica o conteúdo. Senhas e o certificado digital não saem.

  • O arquivo é preparado em segundo plano: pode levar alguns minutos numa empresa grande. Quando fica pronto, quem pediu recebe um e-mail, e o botão Baixar aparece no quadro;
  • o arquivo fica disponível por 7 dias; depois, peça outro;
  • uma exportação de cada vez, e até 3 por dia;
  • funciona também com a empresa suspensa: os dados são seus;
  • guarde os XMLs das notas fiscais por 5 anos, como a lei pede, mesmo se deixar de usar o sistema.

Acesso do suporte

Quando precisar que a nossa equipe olhe o sistema por dentro (uma configuração, um lançamento que não fecha), autorize no quadro Acesso do suporte, por 1 dia, 3 dias ou 7 dias. Sem a autorização, ninguém da equipe entra.

  • quem entra aparece no quadro, com a data e o motivo, e uma faixa no topo da tela mostra que é uma sessão do suporte;
  • o suporte trabalha como administrador, por até 4 horas de cada vez, mas não mexe em usuários e grupos, na assinatura, nos termos nem na exportação dos dados;
  • tudo o que ele alterar fica no histórico de alterações, em nome de "Suporte Voros" e do atendente;
  • Revogar encerra a autorização na hora, e quem estiver dentro sai no mesmo instante.

Verificação em duas etapas

Além da senha, o login pede um código de 6 dígitos do app autenticador do celular (Google Authenticator, Microsoft Authenticator ou Authy). Quem descobrir a senha de alguém não entra sem o celular dele.

  • cada pessoa ativa em Meu perfil (no menu com o nome dela), lendo o QR Code com o app;
  • ao ativar, aparecem 10 códigos de recuperação, que entram uma vez cada se o celular se perder: guarde num lugar seguro;
  • no quadro Verificação em duas etapas da tela Empresa, o administrador decide se ela é opcional, obrigatória para os administradores ou para todos. Quem precisa e ainda não configurou é levado a configurar no próximo login;
  • quem perdeu o celular e os códigos: o administrador usa Zerar verificação em duas etapas em Usuários, e a pessoa entra só com a senha para configurar de novo.

Configurações

Separadas por assunto, em abas: Geral (os módulos do plano), Vendas e compras, Financeiro, Fiscal e Certificado digital (com algum tipo de nota liberado) e Integrações.

Módulos do seu plano

Mostra o que está liberado para a empresa: Compras, Armazém (vários depósitos, endereços e transferências), Financeiro, Ordens de serviço, WhatsApp do cliente e as notas fiscais (NFS-e, NF-e e NFC-e). Um módulo não incluído não aparece no menu.

Os módulos vêm do plano contratado. Para incluir ou retirar um, fale com a Voros Tech: a mudança vale na hora, e nenhum dado é apagado.

Parâmetros

  • Desconto máximo (%): acima dele, só o administrador dá desconto.
  • Cobertura da sugestão de compra (dias): quantos dias de consumo a sugestão tenta cobrir.
  • Prazo de recebimento (dias): vencimento das contas a receber das vendas expedidas (0 = vence no dia da venda).
  • Prazo de pagamento (dias): vencimento das contas a pagar, contado do recebimento da compra.

Os prazos valem para as próximas contas; as que já existem não mudam.

Fiscal

A emissão da NFC-e e as séries de cada documento. Veja Notas fiscais.

Certificado digital

O certificado A1 (e-CNPJ) da empresa, que assina as notas. Veja Certificado digital.

Importação

Para cadastrar muita coisa de uma vez, a partir de uma planilha:

  1. Em O que importar, escolha: produtos e serviços, clientes, fornecedores ou saldo inicial.
  2. Baixar modelo traz a planilha com as colunas e um exemplo. As colunas obrigatórias aparecem abaixo do campo.
  3. Preencha no Excel e use Salvar como > CSV. Acentos e separador ponto e vírgula ou vírgula são aceitos. Até 5.000 linhas por arquivo.
  4. Escolha o arquivo. O sistema confere cada linha e mostra a prévia, com o erro de cada uma.
  5. Sem erro, use Importar. Nada é gravado enquanto houver erro em alguma linha: corrija o arquivo e escolha de novo.

A ordem certa

  1. Fornecedores.
  2. Produtos e serviços: tipo "servico" cria um serviço. As categorias que ainda não existem são criadas junto (a prévia lista quais; isso pede a permissão de gerenciar categorias). Categoria inativa é recusada. O fornecedor precisa existir antes.
  3. Clientes: com CNPJ vira pessoa jurídica; com CPF ou sem documento, pessoa física.
  4. Saldo inicial: cada linha vira uma entrada de estoque, que define o custo médio. Sem depósito, vai para o padrão.

Migração de outro sistema

Para quem vem de outro sistema e quer trazer os cadastros de lá, sem montar a planilha no nosso modelo. Fica em Administração > Migração de outro sistema e pede a permissão "Migrar de Outro Sistema" (o administrador já tem).

  1. Nova migração: dê um nome, diga de onde vêm os dados (um sistema com perfil pronto, outro sistema ou um perfil salvo antes) e marque a autorização da empresa. Ela fica registrada com o seu nome e a data.
  2. Arquivos: quando o perfil é de um sistema em Firebird (o Pegasus, por exemplo), o melhor é mandar o banco do sistema anterior: o arquivo .fdb, copiado com o sistema fechado, ou o backup .fbk, até 2 GB. Ele vai em partes (se a internet cair, continua de onde parou), o servidor lê só as tabelas do perfil e apaga o arquivo no fim; a tela mostra as tabelas lidas ou o que fazer se o arquivo não servir. Sem o banco, envie as planilhas exportadas, uma ou várias de uma vez: CSV, XLSX e XLS, inclusive o Excel antigo (versão 2.1). Cada arquivo vira uma tabela; Ver mostra as primeiras linhas.
  3. Mapear: para cada cadastro do ERP (clientes, fornecedores, categorias, produtos, saldo inicial), escolha a tabela de origem e de que coluna vem cada campo. Adicionar com sugestão já propõe as colunas pelo nome e pelo formato dos valores; confira. A chave é a coluna que identifica a linha no sistema anterior (o código do cliente, por exemplo). Tratamentos limpam o valor: tirar espaços, só os dígitos, "." vira vazio. Prever mostra as primeiras linhas antes e depois, sem gravar.
  4. Conferir e importar: Rodar prévia faz tudo e desfaz no fim, mostrando o que cada linha vai virar e os avisos e erros. Importar grava pelos mesmos cadastros de sempre, com as mesmas regras.

O que é bom saber

  • Histórico das OS (Pegasus, pelo banco): as OS já fechadas entram como encerradas e importadas, com peças, serviços e descontos, no histórico do veículo e no Relacionamento. Não mexem no estoque e não viram venda nem conta a receber. As abertas, as canceladas e as vendas de balcão (REQ) e saídas sem cobrança (MAN) ficam de fora: relance no sistema as que ainda estão em andamento.
  • Rodar de novo não duplica. Cada registro do sistema anterior vira sempre o mesmo registro aqui; quem já entrou fica como "já existia".
  • Valor inválido em campo opcional fica de fora com aviso, em vez de recusar a linha: e-mail, código de barras, NCM, unidade desconhecida, endereço incompleto. Estoque negativo do sistema anterior entra como zero.
  • Linha com erro bloqueia a importação, a não ser que você marque "deixar de fora as linhas com erro".
  • Desfazer migração apaga o que ela criou, mas só se nada foi usado ainda (uma venda, uma OS, um título, uma regra fiscal). Se algo foi usado, nada sai e o sistema diz onde.
  • Baixar perfil guarda o mapeamento num arquivo, para usar de novo na próxima empresa vinda do mesmo sistema.
  • Descartar arquivos apaga as planilhas na hora. Sem descartar, elas são apagadas sozinhas 30 dias depois da importação (LGPD).

Integrações

Fica na aba Integrações das Configurações. Mostra a fila de eventos entre o estoque e o financeiro: cada venda expedida, compra recebida ou devolução vira um aviso para o financeiro lançar a conta.

  • Na fila: vai ser entregue em instantes.
  • Entregue: o financeiro já lançou.
  • Com falha: esgotou as tentativas. Veja o erro e, depois de resolver a causa, use Reenviar. Reenviar nunca duplica o lançamento.

Uma falha também aparece no sino de alertas. Se não souber a causa, mande ao suporte o código que aparece no evento.