Financeiro

Resumo financeiro

O saldo das contas, o que está em aberto a receber e a pagar e o que já venceu (recebimentos e pagamentos atrasados). Abaixo, os próximos títulos em aberto; Ver todos abre a lista completa.

Contas a pagar e a receber

Cada conta (título) tem uma ou mais parcelas. Vendas expedidas, compras recebidas e ordens de serviço faturadas geram as contas sozinhas. Para o resto (aluguel, salário, um serviço vendido fora do sistema), use Nova conta a pagar ou Nova conta a receber.

Na conta a receber, Cobrar manda a parcela ao cliente pelo WhatsApp, com o Pix do saldo em aberto. Veja Cobrar uma conta a receber.

Baixar uma parcela

Pagar ou Receber a parcela registra o pagamento:

• valor: menor que o saldo deixa a parcela parcialmente paga;
• juros, multa e desconto, se houver. No cartão, a taxa da operadora aparece como sugestão de desconto;
• a conta financeira de onde sai ou onde entra o dinheiro (sem escolher, é o caixa).

Multa e juros de atraso

Em Configurações, o Financeiro tem a multa (%), os juros ao mês (%) e a carência (dias) das contas a receber. Com eles preenchidos:

• a lista e o detalhe mostram, na parcela vencida, o valor de hoje, já com a multa e os juros;
• ao Receber, a multa e os juros já vêm calculados para a data e o valor escolhidos. A multa é cobrada uma vez, sobre o valor pago. Os juros são por dia, desde o vencimento, com o mês de 30 dias. Pago até o fim da carência, não há encargo;
• o vencimento no sábado, no domingo ou num feriado nacional (inclusive Carnaval, Sexta-feira Santa e Corpus Christi) vale até o próximo dia útil. Os feriados da cidade ainda não contam;
• mudar os juros ou a multa calculados pede a permissão Alterar Juros e Multa. Quem já recebia contas antes desta versão recebeu essa permissão. Sem multa nem juros configurados, os encargos são digitados livremente, como antes;
• a cobrança pelo WhatsApp e o Pix saem com o valor de hoje.

Para consumidor, o Código de Defesa do Consumidor limita a multa a 2%.

Receber várias parcelas

Receber várias, em Contas a receber, junta as parcelas em aberto de um cliente. Marque as que ele está pagando: cada uma aparece com a multa e os juros da data. Informe o valor entregue, se for em dinheiro, para ver o troco. Sai um recibo só, com cada parcela e o total.

Renegociar

Renegociar, em Contas a receber, junta parcelas em aberto de um cliente num título novo. Marque as parcelas, escolha se a multa e os juros de hoje entram, informe o desconto, se houver, e a quantidade de parcelas novas, o primeiro vencimento e a periodicidade. O valor novo é o saldo, mais os encargos, menos o desconto.

As parcelas antigas saem do saldo e ficam marcadas como Renegociada; a paga em parte fica quitada pelo que já foi pago. Pede a permissão de gerenciar títulos.

Prorrogar e recibo pelo WhatsApp

• Prorrogar, na parcela em aberto, muda o vencimento. O original fica guardado e aparece embaixo ("era …").
• Recibo, ao lado de cada recebimento e no fim do Receber várias, manda o recibo pelo WhatsApp: o cliente abre o link e vê cada parcela paga e o total.

Competência e liberação das contas a pagar

• A competência é o mês a que a conta se refere (ex.: a conta de luz de setembro paga em outubro). Vazia, vale o mês da emissão.
• Em Configurações, Exigir liberação das contas a pagar faz a conta só poder ser paga depois de Liberar pagamento no detalhe dela, por quem tem a permissão Liberar Pagamentos. A lista mostra Liberado nas que já podem ser pagas.

Contatos e promessas de pagamento

No detalhe da conta a receber, a parte Cobrança guarda o que se falou com o cliente (contato) e a data em que ele prometeu pagar (promessa), com a data, a hora e quem registrou. A promessa mais recente que ainda não passou aparece na lista como Prometeu para. Nada disso se apaga.

Corrigir

• Estornar a baixa: desfaz um pagamento registrado errado (pede o motivo). O valor volta a ficar em aberto.
• Reparcelar: muda os vencimentos e os valores das parcelas, mantendo o total. Só antes do primeiro pagamento.
• Cancelar o título: todas as parcelas são canceladas e saem do fluxo de caixa. Não tem volta.

Os prazos das contas geradas por vendas e compras ficam em Configurações (prazo de recebimento e de pagamento).

Caixa e bancos

As contas financeiras: o caixa da loja, cada conta de banco, a maquininha. O saldo é o saldo inicial mais todos os movimentos.

• Nova conta financeira: nome, tipo, banco, agência, número e o saldo inicial com a data.
• Receita avulsa e Despesa avulsa: movimentos sem conta a pagar ou a receber, como tarifas, rendimentos e pequenas despesas.
• Transferir: passa dinheiro de uma conta para outra (ex.: depósito do caixa no banco). Não muda o resultado.
• Extrato: os movimentos do período com o saldo depois de cada um. Lançamento avulso errado se estorna aqui; o que veio de uma conta a pagar ou a receber se corrige estornando a baixa no título.
• Conciliar: confere a conta com o extrato do banco. Veja a seção abaixo.

Conciliação bancária

Em vez de conferir o extrato linha por linha, importe o arquivo do banco:

1. No site ou no app do banco, exporte o extrato no formato OFX (às vezes chamado de "Money").
2. Em Caixa e bancos, na conta do banco, use Conciliar e Importar extrato (OFX).
3. Cada lançamento do banco que tem o mesmo valor de um lançamento do sistema, com até 3 dias de diferença, concilia sozinho.
4. Importar o mesmo arquivo de novo não duplica nada: o sistema reconhece cada lançamento pelo identificador do banco.

Para cada linha pendente, use Resolver:

• Conciliar com um lançamento do sistema de mesmo valor que ainda não foi conciliado (o sistema sugere os de até 10 dias de diferença);
• Baixar e conciliar uma conta a receber (ou a pagar) em aberto com esse valor: a baixa entra com a data e o valor do banco, nesta conta, sem juros nem multa;
• Lançar e conciliar como receita ou despesa avulsa, com a categoria do plano de contas (tarifa, rendimento, Pix sem venda);
• Ignorar, quando a linha não é um lançamento de verdade (aplicação e resgate automáticos que se anulam, por exemplo).

Desfazer volta a linha a pendente; o lançamento criado continua, e se for o caso se estorna no extrato da conta.

No topo, o saldo no banco (o do último extrato importado), o saldo no sistema na mesma data e a diferença. Com tudo conciliado, a diferença é zero, ou é explicada pelas linhas ignoradas.

Importar e resolver pede a permissão Conciliar Extrato, que vem com quem já dá baixa nas contas a receber. Lançar pede também a permissão de lançar no financeiro, e baixar, a de baixar contas.

Formas de pagamento

Dizem como cada venda vira conta a receber:

Em cada forma, escolha a conta que recebe, o prazo (dias), a taxa da operadora (%) no cartão e o máximo de parcelas. Forma inativa não aparece nas vendas novas. Dê nomes que a equipe reconheça, como "Crédito Stone".

Fluxo de caixa

O que entrou e saiu das contas (realizado) e o que vence no período (previsto: parcelas em aberto pelo vencimento).

• Escolha o período (De e Até) e agrupe por dia, semana ou mês.
• O saldo projetado no fim soma o saldo de hoje com o previsto.
• O que já venceu e não foi pago entra como previsto para hoje.

No gráfico, a barra sólida é o realizado e a clara, o previsto.

Plano de contas

As linhas do DRE são fixas (receita bruta, deduções, custos, despesas com pessoal, administrativas e comerciais, receitas e despesas financeiras, outras, e fora do resultado). Dentro delas ficam as categorias da empresa: "Aluguel" em despesas administrativas, "Peças" na receita bruta. O sistema já começa com um plano básico, que dá para renomear, inativar e completar.

Escolha a categoria ao lançar a conta a pagar ou a receber e o lançamento avulso. No detalhe da conta, dá para trocar, também nas contas geradas pelas vendas e compras. Em Configurações > Financeiro, a empresa pode exigir a categoria nas contas avulsas e nos lançamentos.

A categoria não troca de receita para despesa: para isso, crie outra e inative a antiga.

DRE

O resultado de cada mês pela competência (o mês a que a conta se refere), de um a doze meses:

• Receita bruta: as contas a receber; as das vendas sem categoria entram em "Vendas e serviços".
• Custo das mercadorias vendidas: vem do estoque, pelo custo médio de cada saída de venda (menos as devoluções), mais as peças usadas em OS de garantia e interna.
• Juros, multas e descontos das baixas entram no mês em que a conta foi paga ou recebida.
• As compras para o estoque ficam fora do resultado: o custo entra quando a mercadoria sai.
• O que foi renegociado continua no mês da conta original.

Clique em uma linha para ver as categorias. Conta avulsa sem categoria entra em "outras", e o aviso no alto mostra quantas são.