Notas fiscais

A emissão real depende da ligação com a Sefaz, em implantação. Até lá, as notas saem só em homologação, sem valor fiscal.

A tela Notas fiscais

Três abas: Notas emitidas e Pendências, para todos com acesso, e Cadastros a conferir, só para o administrador.

Pendências junta o que pede ação: notas rejeitadas, denegadas ou paradas na fila há mais de 15 minutos, cancelamento recusado, OS concluída sem NFS-e e, para o administrador, o certificado digital vencendo (30 dias antes) e os itens sem aprovação do contador em produção. Os mesmos avisos aparecem no sino de alertas.

Em Notas emitidas, filtre por situação, tipo de nota e período de emissão. O número de pendências também aparece ao lado de Notas fiscais no menu.

Em cada nota, o botão de detalhe mostra o resumo (origem, valor, datas, ambiente), a chave de acesso com Copiar chave e a Consulta pública quando há. Abaixo, os itens como foram enviados (na NFS-e, com o código de tributação, o NBS e a alíquota do ISS), cada tentativa com o resultado, os eventos (como o cancelamento) e os XMLs guardados, com Baixar em cada um. O XML autorizado fica guardado como o fisco devolveu e não pode ser alterado nem apagado.

Pacote do contador

Pacote do contador, no alto da tela, baixa um arquivo .zip do mês escolhido (pela data de emissão):

• os XMLs autorizados de cada nota e os dos cancelamentos, separados por tipo (NFC-e, NFS-e);
• resumo.csv, que abre no Excel, com todas as notas do mês: número, data, situação, valor, chave e origem;
• LEIA-ME.txt, com a contagem e um aviso se alguma nota do mês ficou pendente ou rejeitada.

Envie o pacote ao contador todo mês. As notas de homologação vêm marcadas como testes, sem valor fiscal.

Antes de emitir

• Empresa (tela Empresa): inscrição estadual e endereço com o código IBGE do município.
• Configurações › Fiscal: ligue Emitir NFC-e nas vendas do PDV e informe o regime tributário (Simples Nacional ou MEI), o ambiente, a série, o CFOP padrão e o CSOSN padrão.
• Cadastro de cada produto e serviço: a aba Fiscal guarda o NCM e os dados fiscais do item (veja abaixo).
• Configurações › Certificado digital: o certificado A1 (e-CNPJ) da empresa, obrigatório em produção.

Os códigos fiscais definem o imposto: quem decide é o contador da empresa, não o sistema. O ERP não sugere CFOP, CSOSN ou alíquota.

Desligada a emissão, o PDV continua com o cupom não fiscal.

Dados fiscais do produto e do serviço

Na aba Fiscal do cadastro, o administrador preenche:

• Produto: NCM, origem da mercadoria, CFOP da venda no estado e CSOSN (vazios usam o padrão da empresa), CEST (só com substituição tributária), cClassTrib da reforma tributária e a unidade tributável, quando difere da unidade do cadastro.
• Serviço: código de tributação nacional da NFS-e, item da lista de serviços (LC 116, como 14.01), NBS, alíquota do ISS e cClassTrib.

A aba Fiscal aparece quando algum tipo de nota está liberado no plano. Num cadastro novo, salve primeiro; depois os dados fiscais ficam disponíveis.

Aprovação do contador

Cada item fica Aguardando aprovação até alguém registrar a conferência do contador: nome, CRC, data e onde está a evidência (o e-mail ou o PDF que ele mandou).

• Em homologação, a nota sai mesmo sem a aprovação, para testar.
• Em produção, a nota é recusada antes do envio enquanto algum item não estiver aprovado.
• Qualquer mudança nos dados fiscais de um item volta ele para "aguardando aprovação".

Para aprovar vários de uma vez, use a aba Cadastros a conferir da tela Notas fiscais: marque os itens (ou Marcar os aguardando nesta página) e use Registrar aprovação.

Certificado digital

Em Configurações › Certificado digital, o administrador envia o arquivo do certificado A1 (.pfx ou .p12) e a senha. O sistema confere a senha, a validade e se o CNPJ do certificado é o da empresa.

• O arquivo e a senha ficam cifrados. Só o serviço que assina as notas consegue abrir, na hora de assinar; nem a equipe da Voros Tech abre pelo sistema.
• A tela mostra o titular, o CNPJ, a certificadora e a validade. 30 dias antes do vencimento, ela avisa: renove com a certificadora e envie o novo, que substitui o anterior.
• Remover apaga o arquivo cifrado. Em produção, nenhuma nota sai sem certificado.
• O certificado A3 (token ou cartão) não serve: precisa ser o A1, em arquivo.

Séries e numeração

Em Configurações › Fiscal, cada documento (NFC-e, NF-e, NFS-e) tem a sua numeração por ambiente e série, sem pular número. Para continuar a numeração de outro sistema, ajuste o próximo número da série; um número já usado é recusado. Trocar de ambiente ou de série na configuração passa a usar a numeração daquela série.

CSC da NFC-e

O cupom fiscal leva um QR Code para o consumidor consultar a nota, e ele depende do CSC (código de segurança do contribuinte), que a empresa gera no portal da Sefaz do estado. Cadastre o identificador e o código em Configurações › Fiscal, no cartão da NFC-e. O código vai cifrado e não é mais mostrado; para trocar, informe o novo. Sem o CSC, a NFC-e real é recusada.

Emissão

Com a emissão ligada, cada venda finalizada no PDV emite a NFC-e. A nota vai para uma fila de envio: fica "Na fila de envio" por alguns segundos, até a resposta da Sefaz, e a lista se atualiza sozinha enquanto houver nota na fila. Se a Sefaz estiver fora do ar, o sistema tenta de novo sozinho, cada vez com mais espaço entre as tentativas.

NFS-e da ordem de serviço

A nota de serviço sai da OS concluída ou faturada: no detalhe da OS, use Emitir NFS-e. Ela vai ao Sistema Nacional NFS-e pela fila, e a situação aparece ali mesmo e na tela Notas fiscais.

• Pronto para emitir? O primeiro cartão de Configurações › Fiscal lista o que falta, em vermelho o que faria a nota ser recusada, com o atalho para a tela onde se resolve.
• Antes: em Configurações › Fiscal, ligue Emitir NFS-e e preencha a série da DPS, o regime de apuração do Simples e o percentual aproximado dos tributos (com o contador). A inscrição municipal só vai se a empresa tiver cadastro no município.
• Cada serviço precisa do código de tributação nacional na aba Fiscal. A alíquota do ISS, o item da LC 116 e o NBS também ficam lá.
• Uma NFS-e por OS, só com a mão de obra: as peças vão em NF-e. Os serviços da OS precisam ter a mesma tributação; se forem diferentes, a nota é recusada com o aviso.
• Cliente com CNPJ precisa do endereço completo, com o código IBGE do município. Cliente sem documento sai como consumidor não identificado.
• Na OS, com a nota emitida, Detalhe da nota abre o mesmo detalhe da tela Notas fiscais, e Cancelar NFS-e pede o cancelamento ali mesmo.
• IBS/CBS: para declarar, preencha no serviço o CST, o cClassTrib, o código indicador da operação (050101 para conserto no próprio estabelecimento) e o NBS. Vazios, a nota sai sem o grupo, o que vale em 2026.

NF-e das peças e das vendas para empresa

A NF-e (nota de produtos) sai do pedido de venda expedido, só com as mercadorias: os serviços ficam de fora, porque vão na NFS-e. Na oficina, ao faturar a OS o sistema gera o pedido, e o detalhe da OS mostra o bloco Nota fiscal das peças (NF-e) com Emitir NF-e. Numa venda comum, o mesmo bloco aparece no detalhe do pedido expedido. A venda do balcão continua com a NFC-e do PDV.

• Antes: em Configurações › Fiscal, ligue Emitir NF-e, escolha a série e o CST do PIS e da COFINS (com o contador). A empresa precisa da inscrição estadual e do endereço completo.
• Cada produto precisa do NCM e usa o CFOP e o CSOSN da aba Fiscal (vazios, os padrões da empresa). Por enquanto saem os CSOSN 102, 103, 300, 400 e 500.
• O cliente precisa do CPF ou do CNPJ e do endereço completo, com o código IBGE. Com inscrição estadual, ele entra como contribuinte; "ISENTO", como contribuinte isento; sem nada, como consumidor final.
• Só dentro do estado: cliente de outro estado é recusado com o aviso (a venda interestadual entra depois).
• Prévia: Emitir NF-e mostra antes a nota como ela vai sair: os itens com NCM, CFOP e CSOSN, o total, o destinatário e as informações complementares. Ali dá para acrescentar um texto às informações complementares (garantia, combinado com o cliente); ele vai antes das menções obrigatórias e vale também se a nota for reenviada. Se algo impedir a emissão, a prévia diz o que corrigir. Nada é reservado até Emitir agora.
• Contador: em Configurações › Fiscal, Autorizados a baixar o XML recebe o CNPJ ou o CPF do contador (até 10): ele baixa as notas direto na Sefaz.
• Emissão automática: em Configurações › Fiscal, ligue Emitir a NF-e sozinho ao expedir o pedido e, se quiser, Emitir a NFS-e sozinho ao faturar a OS. A nota com problema fica rejeitada em Notas fiscais, para corrigir e reenviar.
• Pagamento: a NF-e leva a parte de cada pagamento do pedido que cabe às mercadorias. Numa OS de R$ 130 com R$ 50 em peças paga no Pix, a NF-e sai com R$ 50 no Pix.
• Pedido com devolução ainda não sai em NF-e: fale com o contador.
• Cancelar: a Sefaz aceita até 24 horas depois da autorização. Cancelar a nota não desfaz o pedido nem a baixa do estoque.
• DANFE: Baixar DANFE, no bloco da nota e no detalhe, traz o PDF que acompanha a mercadoria e vai para o cliente.
• Carta de correção: no detalhe da NF-e autorizada, corrige o que não muda valores nem impostos (endereço, descrição de item), com texto de 15 a 1000 caracteres. São até 20 por nota, numeradas na ordem. Erro de valor, quantidade, data ou destinatário pede cancelar e emitir outra.
• Inutilizar: a NF-e rejeitada que não vai mais sair (a venda foi desfeita, por exemplo) tem o número inutilizado na Sefaz pelo botão Inutilizar, com justificativa. Sem isso, fica um buraco na numeração da série. A nota passa a "Número inutilizado" e não pode mais ser reenviada.

Cancelar uma nota

Cancelar pede a justificativa (e, na NFS-e, o motivo: erro na emissão, serviço não prestado ou outros). Na NFC-e, a Sefaz só aceita o cancelamento até 30 minutos depois da autorização; vale a hora do pedido. Na NFS-e, quem aceita é o Sistema Nacional, conforme as regras do município. Enquanto a Sefaz não responde, a nota mostra Cancelamento em andamento. Se o cancelamento for recusado, a nota continua autorizada e o motivo aparece embaixo dela. O cancelamento aceito fica no histórico da nota, com o protocolo. Cancelar a nota não cancela a venda: se for o caso, devolva a venda à parte. Veja Devolução.