Ordens de serviço

Fluxo da OS

1. Nova ordem de serviço: cliente, equipamento ou veículo, defeito relatado, técnico, previsão de entrega, garantia (dias), km na entrada, referência do cliente e os itens: peças (com estoque) e serviços. Se quiser, já combine a condição de pagamento.
2. Enviar orçamento: imprima ou mande pelo WhatsApp para o cliente aprovar. A OS fica aguardando a aprovação.
3. Aprovar: informe quem aprovou. As peças ficam reservadas no estoque para esta OS. Se o cliente aprovou pelo link do WhatsApp, isso acontece sozinho.
4. Iniciar a execução.
5. Concluir, com o laudo técnico. Avisar que está pronta manda o link ao cliente pelo WhatsApp, com o Pix para pagar antes de buscar.
6. Faturar: informe o pagamento. A OS vira uma venda: as peças saem do estoque e a conta a receber é gerada.

• Editar vale até a OS ser faturada. Mudar um orçamento já enviado pelo WhatsApp (itens, preços, prazo, garantia ou a condição combinada) invalida o link antigo: envie de novo.
• Imprimir orçamento (antes da aprovação) e Imprimir OS (depois) geram o papel para o cliente assinar, com o atendente, o km, a referência, os horários de início e conclusão, as assinaturas do cliente, do técnico e do atendente e um canhoto para o cliente levar e apresentar na retirada. Com a chave Pix cadastrada na tela Empresa, a OS que ainda vai ser cobrada sai com o QR Code do Pix do total, para o cliente pagar depois (o orçamento do pedido de venda também).

Itens, descontos e previsão

• Cada item tem desconto (em reais) e observação. Na peça, a observação é um recado ("cliente trouxe a peça"). No serviço, é a descrição complementar: sai na impressão e na nota de serviço, junto do nome do serviço.
• As setas mudam a ordem dos itens. É a ordem da tela, da impressão e da nota. O rodapé conta os itens e soma as quantidades.
• Desconto nas peças e desconto nos serviços são descontos gerais, espalhados entre os itens de cada grupo proporcionalmente ao valor. O item que não aceita desconto (cadastro do produto) fica de fora. O Total com os descontos aparece ao lado.
• Dar desconto na OS pede a mesma permissão e o mesmo limite da venda. No faturamento, o desconto da OS já vem aplicado, e só um desconto a mais pede a permissão de novo.
• A previsão de entrega pode ter hora. A lista abre nas OS em aberto e marca em vermelho, como Atrasada, a que passou da previsão sem ficar pronta. O filtro Atrasadas mostra só essas.

Garantia, OS interna e estorno

• Abrir garantia, numa OS faturada: abre uma OS nova, ligada à original, com o mesmo cliente e veículo e sem cobrança. A tela avisa se a garantia ainda está no prazo (os dias de garantia contam do faturamento). Fora do prazo a OS abre assim mesmo: a oficina decide.
• OS interna: escolha o tipo ao abrir. É o serviço no veículo ou equipamento da própria empresa (cadastre a empresa como cliente). Também não tem cobrança.
• A OS de garantia e a interna não são faturadas: Encerrar baixa as peças reservadas como consumo, pelo custo, sem venda, sem conta a receber e sem nota.
• Estornar faturamento desfaz o faturamento de uma OS dentro do prazo da empresa (Configurações, "Prazo para estornar a OS"; 0 não permite). A venda volta inteira: as peças voltam ao estoque e ficam reservadas para a OS de novo, e a conta a receber é abatida. O que o cliente já tinha pago fica como valor a devolver. A OS volta a concluída, e dá para editar e faturar outra vez. Se a NF-e das peças ou a NFS-e da OS estiver autorizada, cancele a nota antes.
• Estornar pede a permissão própria, que ninguém recebe sozinho: o administrador dá a quem pode desfazer um faturamento.
• Mudar as peças, os serviços, as quantidades ou os preços de uma OS já aprovada pede a permissão "Alterar OS aprovada". Editar só o texto (laudo, previsão, observações) não pede. Quem gerenciava OS antes desta versão recebeu essa permissão.

Ficha do cliente e anotações

• O detalhe da OS mostra o telefone do cliente, com o link para abrir no WhatsApp.
• Anotações: o que se combinou com o cliente ou o que o técnico encontrou, com a data, a hora e quem anotou. Valem em qualquer situação, até na OS faturada, e não se apagam.
• Duplicar abre uma OS nova com o mesmo cliente, veículo, defeito e itens. Km, previsão, laudo e pagamento ficam em branco.
• Na tela do produto, as peças reservadas em OS aprovadas (e em pedidos confirmados) aparecem com o número do documento e o cliente.

Km, referência e condição combinada

• Km na entrada: a leitura do hodômetro (ou horímetro) no dia. Ao escolher o veículo, a tela mostra a última OS dele e avisa se o km digitado for menor, para conferir. Em assistência técnica, deixe vazio.
• Referência do cliente: o número do empenho, da ordem de compra ou do pedido da frota. Prefeitura e empresa costumam exigir esse número para pagar. Ele sai na OS impressa, no link e passa para a venda no faturamento.
• Condição de pagamento combinada: a forma, o valor e as parcelas acertados no orçamento (ex.: crediário em 1x). A soma fecha com o total da OS. Sai impressa e no link do cliente, e já vem preenchida ao faturar, onde ainda dá para mudar. Se mudar as peças e o total, ajuste a condição também.

• A OS com a previsão de entrega vencida aparece no sino de alertas.
• Faturar exige a permissão própria.

Equipamentos

Cada cliente tem os seus equipamentos ou veículos (descrição, identificação como placa ou número de série, marca e modelo). Cadastre na própria OS, depois de escolher o cliente.

Histórico do veículo, na OS: todas as ordens daquele equipamento, da mais recente para a mais antiga, com a data, o km, o defeito, os serviços feitos, o laudo e o valor. A busca da lista também acha a OS pela placa. Ajuda a ver o que já foi trocado e quando.

Checklist de entrada

No detalhe da OS, Preencher checklist abre a conferência do veículo com o cliente: o combustível (reserva a cheio), as avarias (onde, o tipo e o detalhe), os itens conferidos (estepe, macaco, documento…), os objetos deixados no carro e as observações.

No fim, o cliente escreve o nome e assina na tela, com o dedo no tablet ou celular (ou com o mouse), e você toca em Salvar e assinar. Assinado, o checklist não muda: para corrigir, Desfazer assinatura e colha a assinatura de novo. A OS impressa traz o checklist e a assinatura sobre a linha "Recebi o equipamento em ordem".

Fotos

No detalhe da OS, escolha a etapa (Entrada, Serviço ou Entrega) e toque em Adicionar fotos. No celular, abre a câmera ou a galeria, e dá para mandar várias de uma vez (até 30 por OS). A foto é reduzida no próprio aparelho antes de enviar. Toque na miniatura para ampliar, escrever a legenda ("risco na porta dianteira") ou apagar.

Fotografe as avarias na entrada, na frente do cliente: evita discussão na entrega. As fotos ficam guardadas no servidor e na cópia externa, e saem se o cliente pedir a exclusão dos dados (LGPD).

Serviços

Mão de obra e serviços cobrados nas ordens de serviço, nos pedidos e no PDV (ex.: troca de óleo, diagnóstico). Não têm estoque. Cadastre o código, a descrição, o preço e o tempo estimado.

O módulo Ordens de serviço é liberado pelo plano (confira em Configurações). Veja o roteiro completo em Ordem de serviço do orçamento à entrega.